Hoe schrijf je een winnende offerte voor een aanbesteding? Wat gaat vaak verkeerd en moet je vooral niet doen? En wat moet je wel doen en waarom? In dit artikel geeft Lucie Bosma praktische tips die je helpen om een winnende offerte te schrijven.
Tip 1: Lees!
Deze tip is misschien wel de belangrijkste. Door heel goed de aanvraag te lezen, kom je erachter wat de aanbestedende partij precies nodig heeft. Alleen dan kun je met een aanbod komen dat daar naadloos op aansluit. Zorg dat je alles leest, niet alleen het aanbestedingsdocument maar ook het programma van eisen. Ook in de antwoorden op de vragen in de Nota van inlichtingen vind je waardevolle informatie.
Tip 2: Zoek achtergrondinformatie
Er is altijd achtergrondinformatie te vinden over de aanbestedende dienst. Beleidsstukken, jaarverslagen, soms kom je zelfs evaluaties over de dienstverlening van de huidige aanbieder tegen. De informatie in deze stukken geeft je extra context bij de aanvraag.
Tip 3: Beantwoord wat gevraagd wordt
Dit lijkt een open deur maar dit gaat heel vaak mis. Ik ben veel offertes tegengekomen waarin aanbieders heel veel schrijven, meestal over de eigen organisatie (we bestaan al x jaar en bedienen met succes x klanten) en hun werkwijze, terwijl dit nergens wordt gevraagd. Een aanbestedende dienst is niet op zoek naar een opdrachtnemer die in het algemeen succesvol is, ze willen een samenwerkingspartner die hen bij deze specifieke opdracht kan helpen. Je overtuigt ze hiervan door gericht antwoord te geven op de vragen die ze stellen. Hoe je dat doet? Lees tip 4.
Tip 4: Schrijf SMART
We gooien hem er nog maar eens in: zorg dat je tekst SMART geschreven is. Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Waarom? Vergelijk de volgende antwoorden op een vraag uit een aanbesteding voor vormgeving. De aanbestedende dienst (Grafisch Lyceum) wil een aanbieder die flexibel is en snel kan leveren, doordat spoedopdrachten een groot deel van de opdracht uitmaken.
Doordat we een klein bureau zijn, hebben we korte lijnen en zijn spoedopdrachten voor ons geen probleem.
Of:
Wij hebben onze organisatie zo ingericht dat we volledig zijn ingesteld op spoedopdrachten. Dit moet ook, ongeveer 70% van onze huidige opdrachten zijn spoedopdrachten (leveren binnen twee werkdagen, net als bij het Grafisch Lyceum). Wij zijn als volgt georganiseerd: elke maandagochtend openen we met ons weekoverleg waarin we de weekplanning bespreken. Hierin bespreken we wie wat gaat doen deze week. De helft van de medewerkers werkt aan projecten die op langere termijn opgeleverd moeten worden, de andere helft van de medewerkers is beschikbaar voor opdrachten op de kortere termijn.
Onze projectmanager checkt elke dag of iedereen op schema ligt en of er hulp nodig is. Komen we toch in de knel? Dan zet de projectmanager een medewerker uit onze flexibele schil in: een team van 5 freelancers die allemaal al langer dan 2 jaar met ons werken en onze organisatie door en door kennen. Hierdoor zijn zij snel in te zetten en kunnen ze de kwaliteit leveren die wij willen bieden. Door onze organisatie op deze manier in te richten, lukt het ons tot nu toe in 98% van de gevallen op tijd te leveren.
Zie je het verschil?
Tip 5: Structureer je tekst
De mensen die jouw offerte beoordelen, doen dit aan de hand van de gunningscriteria. Vaak staan er bij een gunningscriterium verschillende subonderwerpen die je moet behandelen. Doe dit in de volgorde waarin ze staan in de aanvraag! Als mensen moeten gaan zoeken naar het antwoord, verlies je punten. Maak het de lezer makkelijk.
Een andere manier om structuur aan te brengen is door te werken met kopjes. Laat de woorden die in de (sub)onderwerpen van het gunningscriterium terugkomen hierin. Dit zorgt voor een goede leesbaarheid en voorkomt dat de lezer moet zoeken naar antwoorden.
Tip 6: Formuleer actief
Actieve zinnen lezen prettiger dan passieve zinnen. Passieve zinnen maken je tekst wollig. Formuleer dus actief. Vermijd zinnen met constructies met werkwoorden als zullen, worden en gaan.
Bijvoorbeeld:
Wij zullen een projectteam aanwijzen./ Er wordt een projectteam aangewezen./ Wij gaan een projectteam aanwijzen.
In plaats van gewoon:
Wij wijzen een projectteam aan.
Misschien voelt dit in het begin gek, omdat je de opdracht nog niet hebt gewonnen en niet op de zaken vooruit wilt lopen. Maar doe het toch, actieve zinnen zorgen voor snelheid in je verhaal en zijn prettiger voor de lezer.
Hopelijk heb je iets aan deze tips! Heb je vragen of opmerkingen? Of heb je hulp nodig met je offerte? Laat het me weten!